Eventprofis sind sich einig: Hybride Meetings sind gekommen, um zu bleiben. Doch wie sieht die Bereitschaft zur Umsetzung dieses Formats, das seit Corona in aller Munde ist, tatsächlich aus? Welche Voraussetzungen sind nötig, damit hybride Veranstaltungen gelingen und den Teilnehmenden einen Mehrwert bieten? Was sind die Vorteile und worauf gilt es zu achten, damit ein solcher Event nicht zum Flop wird und es am Ende heißt: Außer Spesen nichts gewesen?
dieDrei.tirol präsentieren die Ergebnisse einer aktuellen Umfrage und werfen einen Blick hinter die Kulissen eines höchst erfolgreichen digitalen Events beim Partner Gurgl Carat.
Eine Veranstaltung, zwei Erwartungshaltungen
„Eine Videokamera aufzustellen und eine Veranstaltung per Livestream zu übertragen, macht noch kein hybrides Event. Vielmehr geht es darum, zwei Erwartungshaltungen und viele unterschiedliche Bedürfnisse so zu integrieren, damit sich das Publikum vor Ort gleichermaßen abgeholt fühlt wie jenes vor den Endgeräten. Damit das gelingt, benötigt es neben einem genauen Regieplan und Angeboten zur Interaktion auch eine perfekte Technik“, so Felix Kupfer, Geschäftsführer von Europas höchstgelegenem Kongresszentrum, dem Gurgl Carat, und Partner von dieDrei.tirol.
Der Chef des Hightech-Eventzentrums im Ötztal bringt damit auf den Punkt, worüber sich auch Agenturen und MarketingentscheiderInnen kürzlich beim APA-Comm-Talk der Austria Presseagentur in Wien einig waren: Die technologische Komponente spielt bei Veranstaltungen ab sofort und in Zukunft eine wesentlich größere Rolle als vor der Pandemie.
Technische Kompetenz spielt größte Rolle
Bestätigt wird das von dem im Rahmen dieses Talks präsentierten PR-Trendradar des digitalen Markt- und Meinungsforschers Marketagent.com. Demnach spielt bei der Auswahl eines externen Dienstleisters die technische Kompetenz die größte Rolle: 100% der befragten Führungskräfte erachten sie als wichtig bis sehr wichtig für die Entscheidung.
Erst danach folgen weitere Faktoren wie gutes Preis-/Leistungsverhältnis, jederzeit erreichbare AnsprechpartnerInnen, Kreativität bei der Umsetzung, die gesamte organisatorische Abwicklung und Erfahrung mit Corona-Auflagen. Auch bei der Auswahl einer Location ist die technische Ausstattung eines der Top-5-Entscheidungskriterien für die Auswahl.
Dass der Einsatz digitaler Technologien aus dem Veranstaltungsgeschehen nicht mehr wegzudenken ist, untermauern weitere Ergebnisse der Studie. Betrug der Anteil von Online- und Hybrid-Events vor der Pandemie 13%, beläuft er sich nunmehr auf 42%.
Zudem wollen immer mehr Marketing-Profis Livestreaming als digitale Komponente einsetzen. Hatten sich vor Corona nur 5% der Befragten dieser Technologie bedient, sind es nun 37%, die dieses Tool häufig bis immer nutzen wollen. Die gelegentliche Verwendung planen 49%, was bedeutet, dass Livestreaming von der überwiegenden Mehrheit (86%) der Verantwortlichen nachgefragt wird.
„Die aktuelle Umfrage zeigt eine stark steigende Tendenz zu hybriden Formaten. Sie bieten die Möglichkeit, Vortragende und Teilnehmende von überallher einzubeziehen. Das ist besonders bei internationalen Meetings von Vorteil, denn es reduziert die Reisekosten und entlastet die Umwelt“, so Felix Kupfer. Als weiteren Bonus nennt er die Krisenstabilität einer solchen Veranstaltung. Denn im Falle einer Änderung geltender Verordnungen ist ein hybrides Event wesentlich flexibler als ein reines Präsenz-Format.
Audi Talk im Gurgl Carat als Feuertaufe für Krisensicherheit
Der Branchenprofi spricht aus eigener Erfahrung. Im Jänner dieses Jahres fand im Gurgl Carat der Audi Talk statt. Das Event mit Top-Speakerinnen und -Speakern wie Tijen Onaran oder Ali Mahlodji wurde zur Feuertaufe für Flexibilität und Krisensicherheit. Ursprünglich als hybrides Event geplant, machten die zu dem Zeitpunkt gültigen Bestimmungen die Abänderung des Konzeptes erforderlich.
Aufgrund der perfekten Vorbereitung und der hochprofessionellen technischen Ausstattung konnte der Plan B kurzfristig umgesetzt werden: Der Audi Talk wurde als reines Online-Format via Livestream aus dem Gurgl Carat übertragen. Entsprechende Tools sorgten dafür, dass die Teilnehmenden bereits im Vorfeld und während des Talks die Themenschwerpunkte und Fragen mitbestimmen konnten.
Welcher technischen, konzeptionellen und personellen Voraussetzungen es für das Gelingen eines solchen Events bedarf, zeigen wir Ihnen mit einem Blick hinter die Kulissen des Audi Talks.
Inhouse oder mit Partner? Auf die Infrastruktur kommt es an!
Während im Gurgl Carat technisches Equipment und Knowhow zur Gänze inhouse vorhanden sind, setzen Stefanie Thurner im Europahaus Mayrhofen und Andreas Ablinger in den SALZRAUM.Hall livelocations auf regionale Partner. Diese sorgen in Kooperation mit den Teams der jeweiligen Häuser für den reibungslosen Ablauf und die perfekte Inszenierung von Hybrid-Events. Die nötige Infrastruktur, insbesondere eine hohe Übertragungskapazität, gehört dabei zur Grundausstattung.
So wurde beispielsweise im Salzlager der SALZRAUM.Hall livelocations kürzlich die 5-Kegel Billard-EM erstmals außerhalb Italiens durchgeführt und zur Gänze per Livestream übertragen. Das Europahaus Mayrhofen wiederum stellte seine Internetleistung bereits bei diversen Kongressen und internationalen Großevents unter Beweis, darunter beim legendären Snowbombing-Musikfestival.
„Online-Meetings können das Zusammenkommen von Menschen nicht dauerhaft ersetzen. Hybride Events werden sich jedoch etablieren. Denn sie ermöglichen es, die Vorteile von rein digitalen Settings mit dem persönlichen Erlebnis und der Emotion von Live-Events zu verbinden. Wir haben unsere Häuser dafür aufgestellt und stehen unseren Kundinnen und Kunden bei der Umsetzung zur Seite“, so dieDrei.tirol-Partner Stefanie Thurner, Andreas Ablinger und Felix Kupfer.
Ob live, hybrid oder online – planen Sie Ihre Veranstaltung mit dieDrei.tirol – Tagungskristalle in Stadt.Tal.Berg. Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf.